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Schadensersatzpflichtig kann der Arbeitgeber werden, wenn er die zeugnisrelevanten Unterlagen für die Beurteilung nicht lange genug aufbewahrt, deshalb kein qualifiziertes Zeugnis mehr ausstellen und der Arbeitnehmer mangels Zeugnisses keinen neuen Arbeitsplatz erlangen kann (siehe zur Haftung Rn. 640ff.).

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Zeugnisunterlagen sind nicht gesondert zu verwahren, sie sind Bestandteil der Personalakte, über deren Führung und Verwaltung es allerdings keine speziellen Rechtsvorschriften gibt (anders im Beamtenrecht161). Es obliegt dem Arbeitgeber, wie er im Detail Personalakten führt und aufbewahrt.

Endtermin der Aufbewahrung

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Es gibt datenschutzrechtlich aber einen Endtermin der Aufbewahrung: Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sind gemäß Art. 17 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO personenbezogene Unterlagen unverzüglich zu vernichten und entsprechende Daten zu löschen. Das BAG entschied 1984, dass unabhängig vom Datenschutz der Arbeitnehmer aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht die Vernichtung der Bewerbungsunterlagen analog § 1004 BGB verlangen könne.162

Ausnahme

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Die Aufbewahrung der Unterlagen ist aber gerechtfertigt, solange sie noch erforderlich sind, und zwar „zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen“ (Art. 17 Abs. 3 Buchstabe e) DSGVO):

 • Wenn (auch außergerichtliche) Zeugnisstreitigkeiten laufen, ist die Aufbewahrung der Unterlagen bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens nicht nur gerechtfertigt, sondern auch notwendig, um den Vorwurf zu vermeiden, die Unterlagen zu früh vernichtet zu haben;

 • die Unterlagen sind des Weiteren datenschutzrechtlich zur Rechtsverteidigung aufzubewahren, solange mit der fristgerechten Geltendmachung des Zeugnisanspruchs gerechnet werden muss. Falls also Ausschlussfristen laufen oder die Verwirkung noch nicht greift, sind die Unterlagen aufzubewahren.

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Wer allerdings besonders vorsichtig und „gesichert“ sein will, orientiert sich an der Verjährungsfrist von 3 Jahren;163 das mag der praktischen Handhabung dienlich sein (da die Unterlagen für das einfache Zeugnis ebenfalls 3 Jahre lang greifbar sein müssen, siehe Rn. 158), lässt aber die Möglichkeit der Verwirkung außer Betracht.

Wenn die Aufbewahrungsfrist an die Verjährungsfrist gekoppelt ist, bleibt die Frage, wann die Verteidigung von Rechtsansprüchen endet? Wer etwa nach 1 oder 2 Jahren erstmals ein qualifiziertes Zeugnis beantragt, erhält es nicht – unter keinem realen Blickwinkel! Warum sollen dann die Beurteilungs-Unterlagen so lange aufbewahrt werden?

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Die Aufbewahrung ist schließlich gerechtfertigt, wenn es vereinbart ist wie z.B. im Falle erfolgloser Bewerbung, um bei einer eventuell späteren Neubewerbung Verwaltungs- und Vorstellungskosten zu sparen;164 das gilt nicht mehr, wenn die Einstellung nicht mehr in Betracht kommt.

117 LAG Hamm, 17.12.1998 (4 Sa 1337/98), DB 1999 S. 1610 = NZA-RR 1999 S. 455 = LAGE BGB § 630 Nr. 31. 118 ErfK (Müller-Glöge), Rn. 5. 119 LAG Chemnitz, 26.3.2003 – 2 Sa 875/02; Staudinger (Preis), Rn. 10. 120 LAG Mainz, 31.7.2002 – 10 Sa 405/02. 121 Umstritten – zulässig: Baumbach/Hopt (Roth), Rn. 15; ablehnend: ErfK (Müller-Glöge), Rn. 6; Staudinger (Preis), Rn. 54. 122 ErfK (Müller-Glöge), Rn. 6. 123 LAG Köln, 17.6.2010 (7 Ta 352/09); Küchenhoff, Anm. zu BAG (16.9.1974), AP BGB § 630 Nr. 9. 124 ErfK (Müller-Glöge), Rn. 52; Staudinger (Preis), Rn. 7. 125 BAG, 16.9.1974 (5 AZR 255/74), BB 1975 S. 136 = DB 1975 S. 155 = NJW 1975 S. 407 = AP BGB § 630 Nr. 9. 126 BAG, 16.11.2010 (9 AZR 573/09), BB 2011 S. 886 = DB 2011 S. 822 = NZA 2011 S. 453. 127 Staudinger (Preis), Rn. 8. 128 BAG, 16.11.2010 (9 AZR 573/09), BB 2011 S. 886 = DB 2011 S. 822 = NZA 2011 S. 453. 129 BAG, 15.7.1960 (1 AZR 191/59), BB 1960 S. 983 = DB 1960 S. 1132; Baumbach/Hopt (Roth), Rn. 5. 130 BAG, 16.9.1974 (5 AZR 255/74), BB 1975 S. 136 = DB 1975 S. 155 = NJW 1975 S. 407 = AP BGB § 630 Nr. 9. 131 BAG, 20.1.1998 (9 AZR 812/96), BB 1998 S. 1744 = NZA 1998 S. 816. 132 LAG Nürnberg, 18.1.1994 (6 Sa 270/92), LAGE BGB § 630 Nr. 20. 133 LAG Berlin-Brandenburg, 6.12.2011 (3 Sa 1300/11), BB 2012 S. 380 = DB 2012 S. 412. 134 LAG Düsseldorf, 23.5.1995 (3 Sa 253/95), BB 1995 S. 2064 = NZA-RR 1996 S. 42 = LAGE BGB § 630 Nr. 24. 135 BAG, 4.10.2005 (9 AZR 507/04), BB 2006 S. 1166 = DB 2006 S. 792 = NZA 2006 S. 436 = AP BGB § 630 Nr. 32. 136 LAG Hamm, 10.4.2002 (3 Sa 1598/01), NZA-RR 2003 S. 463. 137 BAG, 23.2.1983 (5 AZR 515/80), BB 1983 S. 1859 = DB 1983 S. 2043 = MDR 1983 S. 961 = AP BGB § 630 Nr. 14. 138 LAG Mainz, 19.12.2018 (7 Sa 208/16). 139 BAG, 4.10.2005 (9 AZR 507/04), BB 2006 S. 1166 = DB 2006 S. 792 = NZA 2006 S. 436 = AP BGB § 630 Nr. 32. 140 LAG Hamm, 3.7.2002 (3 Sa 248/02), NZA-RR 2003 S. 73. 141 BAG, 17.2.1988 (5 AZR 638/86), BB 1988 S. 978 = DB 1988 S. 1071 = NZA 1988 S. 427 = AP BGB § 630 Nr. 17. 142 BAG, 25.9.2013 (5 AZR 936/12), ArbRB 2014 S. 7. 143 LAG Köln, 8.2.2000 (13 Sa 1050/99), NZA-RR 2001 S. 130. 144 LAG Frankfurt, 16.1.2013 (18 Sa 602/12). 145 BAG, 16.10.2007 (9 AZR 248/07), BB 2008 S. 507 = DB 2008 S. 245 = NZA 2008 S. 298 = AP BGB § 630 Nr. 33. Völlig unzumutbar, wenn die Berichtigung erst nach 7 Jahren (!) verlangt wird: LAG Frankfurt, 13.12.1989 (10 Sa 182/89). 146 LAG Mainz, 14.3.2002 (1 Sa 1433/01). 147 BAG, 17.10.1972 (1 AZR 86/72), BB 1973 S. 195 = DB 1973 S. 238 = AP BGB § 630 Nr. 8. 148 BAG, 17.2.1988 (5 AZR 638/86), BB 1988 S. 978 = DB 1988 S. 1071 = NZA 1988 S. 427 = AP BGB § 630 Nr. 17. 149 Siehe auch die Zusammenstellung im Urteil des LAG Frankfurt, 22.1.2007 (19/5 Sa 384/06). 150 LAG Düsseldorf, 11.11.1994 (17 Sa 1158/94), DB 1995 S. 1135. 151 LAG Köln, 8.2.2000 (13 Sa 1050/99), NZA-RR 2001 S. 130. 152 LAG Hamm, 3.7.2002 (3 Sa 248/02), NZA-RR 2003 S. 73. 153 LAG Hamm, 16.3.1989 (12(13) Sa 1149/88), BB 1989 S. 1486 = NZA 1989 S. 848. 154 ArbG Frankfurt (Main), 27.9.2004 (15 Ca 10684/03). 155 MünchArbR (Francke), Rn. 19. 156 ArbG Passau, 15.10.1990 (2 Ca 354/90), BB 1991 S. 350. 157 LAG Mainz, 14.3.2002 (1 Sa 1433/01). 158 Küttner (Poeche), Rn. 15. 159 BAG, 29.1.1986 (4 AZR 479/84), DB 1986 S. 1340 = NZA 1987 S. 384 = NJW 1986 S. 2209 = AP BGB § 630 Nr. 15. 160 LAG Mainz, 14.3.2002 (1 Sa 1433/01). 161 Für Beamte ist das Personalaktenrecht sehr detailliert geregelt in §§ 106ff. BBG, § 50 BeamtStG. 162 BAG, 6.6.1984 (5 AZR 286/81), BB 1984 S. 2130 = DB 1984 S. 2626 = AP BGB § 611 (Persönlichkeitsrecht) Nr. 7. 163 HWK (Gäntgen), Rn. 22a; Haußmann/Karwatzki/Ernst, „Datenschutzrechtliche Löschfristen in der Personalverwaltung“, DB 2018 S. 2697. 164 BAG, 6.6.1984 (5 AZR 286/81), BB 1984 S. 2130 = DB 1984 S. 2626 = AP BGB § 611 (Persönlichkeitsrecht) Nr. 7.