Читать книгу Praxiskommentar VOB - Teile A und B - Susanne Roth - Страница 145

19Nach einer Auffassung sind die Gründe für die Wahl des einen oder anderen (oder kumulativ genutzten) Veröffentlichungsmediums gem. § 20 in die Dokumentation aufzunehmen.³⁷ Diese Anforderung erscheint jedoch überzogen, zumal die Wahl des Mediums nicht zu den maßgebenden Entscheidungen des öffentlichen Auftraggebers zählt. Jedenfalls ist der gesamte Bekanntmachungstext in der Vergabeakte zu Dokumentationszwecken beizufügen und entsprechend aufzubewahren.

20Die Aufbewahrungspflicht hat allerdings eine immense Bedeutung: Zum einen ist im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens oder im Rahmen der Aufklärung durch die Aufsichtsbehörde aber auch vor dem Zivilgericht bei Schadensersatzklagen eine vollständige Vergabeakte vorzulegen, welche dem untersuchenden Gremium als erste Anlaufstelle und Nachweis für eine korrekte Handhabung durch die Vergabestelle dient. Zum anderen ist bei Zuwendungsmaßnahmen die Dokumentation noch viel länger aufzubewahren, da es – neben der Frist gem. § 48 Abs. 4 VwVfG – keine Verjährungsfrist für Widerrufsmaßnahmen gibt. Eine fehlerhafte Dokumentation, bei der z. B. der Bekanntmachungstext nicht (mehr) existiert, kann sogar im Einzelfall dazu führen, dass mangels Nachweises, dass der Vergabevorgang bekannt gemacht und damit einem unbestimmten Kreis an Unternehmen uneingeschränkt zur Verfügung stand, ein schwerwiegender Verstoß i. S. d. Zuwendungsrechts festgestellt wird, welcher zur Rückforderung der Zuwendungsmittel führen kann.³⁸ Sofern eine Bekanntmachung doch abgesetzt wurde, diese sich jedoch nicht in der Dokumentation befindet, kann eine Nachdokumentation schwierig werden, insbesondere wenn das Veröffentlichungsmedium nach Jahren nicht mehr aufrufbar ist – dies gilt sowohl für Printmedien als auch für Bekanntmachungen auf Internetportalen.