Читать книгу Praxiskommentar VOB - Teile A und B - Susanne Roth - Страница 156

11Bei den Verfahrensarten der Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe hat der Versand der Vergabeunterlagen an alle ausgewählten Bewerber am selben Tag zu erfolgen. Zwar sind wegen möglicher unterschiedlicher Zustellungszeiten (bei postalischem Versand) stets unterschiedliche Ankunftszeiten denkbar. Die Vorgabe „am selben Tag“ ist aber im Grunde – je nach Bemessung der Bewerbungs- oder Angebotsabgabefrist – zu unpräzise, denn der Versand morgens an einen Bieter und dann erst abends an einen anderen Bieter kann bereits zu erheblichen Vorteilen für den einen bzw. Nachteilen für den anderen führen. Unter Beachtung des Gleichbehandlungsgebots ist den öffentlichen Händen dringend zu raten, den Versand der Unterlagen möglichst zeitgleich zu gewährleisten.

12Insbesondere hat die Vergabestelle den rechtzeitigen und zeitgleichen Versand der Unterlagen an alle Bieter im Zweifel nachzuweisen²⁵ und auch in der Vergabeakte zu dokumentieren. Zu diesem Zweck ist zu empfehlen, bei den Bewerbern bzw. Bietern eine Rückmeldung über den Erhalt der Unterlagen anzufordern. Bei Versand der Unterlagen per Fax durch die Bitte eines Rückfaxes mit Angabe des Datums, der Uhrzeit und der Anzahl der gefaxten Dokumentenblätter. Bei Versand der Unterlagen per E-Mail mittels Bestätigungsemail mit gleichem Inhalt.²⁶ Zu beachten ist nämlich, dass eine bloße Versandbestätigung („ok“ beim Fax) oder eine bloße Lesebestätigung (E-Mail) als Nachweis nicht ausreichend sind.²⁷

13Vertreten wird, dass eine Verpflichtung zur Nutzung eines einheitlichen Übermittlungsmediums nicht bestünde.²⁸ Dem kann nur unter der Bedingung zugestimmt werden, dass in jedem Fall ein Verstoß gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung ausgeschlossen ist. Einen solchen Verstoß könnte aber ein Bewerber, der mittels Fax aufgefordert wird gegenüber einem per E-Mail aufgeforderten Bewerber, mit der Argumentation anbringen, dass die Kenntnisnahme erschwert war, da die Unterlagen schwerer lesbar waren oder zunächst beim Zentralfax eingingen. Um Derartiges zu vermeiden, sollte stets die gleiche Art der Übermittlung gewählt werden. Dies erleichtert letztlich auch das Nachhalten und die Dokumentation. Außerdem kann dann ein Submissionstermin auf die gleiche Art und Weise durchgeführt werden und es bedarf keiner Festlegung, wie eine Mischform – Öffnung von elektronischen und schriftlichen Angebote – auszusehen hätte.