Читать книгу Praxiskommentar VOB - Teile A und B - Susanne Roth - Страница 208

58Die Angebote und ihre Anlagen sind zudem sorgfältig zu verwahren, damit sie letztlich als Beweismittel herangezogen werden können.

Eine sorgfältige Verwahrung setzt voraus, dass die Angebote zum einen nur den mit der Vergabe unmittelbar befassten Personen zugängig sind und zum anderen in einem verschlossenen/abgeschlossenen Raum bzw. Schrank aufbewahrt werden.⁷⁷ Letzteres gilt für schriftlich abgegebene Angebote. Bezüglich der Abgabe von Angeboten in elektronischer Form müssen entsprechende technische Anforderungen eingehalten werden. Die Aufbewahrung lediglich einer Dateikopie stellt einen Verstoß gegen die Pflicht zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung des Angebots des Bieters dar. Dieser Verstoß kann, wenn die Angebotsfrist verstrichen und die Angebote durch die Auftraggeber geöffnet und ausgewertet wurden, nicht mehr durch einen Wiedereintritt in die Angebotswertung geheilt werden, sondern nur durch eine Aufhebung des Vergabeverfahrens beseitigt werden.⁷⁸

59Die Verwahrungspflicht gemäß § 14 Abs. 8 erstreckt sich nach der Systematik der Vorschriften streng genommen bis zum Abschluss des Vergabeverfahrens. Für die nationalweite Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen bestimmt § 6 Abs. 2 UVgO, dass die Dokumentation sowie die Angebote, Teilnahmeanträge und ihre Anlagen mindestens für 3 Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufzubewahren sind. Auch ohne eine entsprechende Regelung in der VOB/A ist es gerade mit Blick auf die Beweisfunktion von erheblicher Bedeutung, die Angebote weit über den Zuschlagszeitpunkt hinaus aufzubewahren. Dies gilt insbesondere bei Zuwendungsmaßnahmen, da bei solchen die überprüfende Instanz (z. B. der Rechnungsprüfungshof) auch noch viele Jahre nach Abschluss des Vergabeverfahrens eine Überprüfung der Maßnahme einleiten kann. Empfehlenswerter ist dann eine Zeitdauer von 10 bis 15 Jahren.